Imagina por un momento que una sola decisión pudiera impactar directamente en la matrícula, la retención estudiantil, la inscripción en cursos, la gestión académica, las cuentas estudiantiles, el procesamiento de becas, la experiencia del alumno, el seguimiento de resultados, la ciberseguridad, e incluso la adopción de inteligencia artificial. Esta decisión, aunque a menudo subestimada, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso institucional.
No se trata de lanzar un nuevo programa académico, construir un edificio, cambiar de división en deportes universitarios o implementar un nuevo plan estratégico. Tampoco es una reestructuración funcional ni una medida de austeridad. De hecho, esta decisión tan trascendental es una que los líderes del más alto nivel de la educación superior no entienden del todo, y por eso los resultados traen confianza o catástrofe para el personal, el profesorado y los estudiantes.
¿Qué decisión tiene tanta trascendencia y lo abarca todo? ¿La respuesta?
Elegir un Sistema de Información Estudiantil (SIS) moderno basado en la nube.
¿Por qué importa tanto el SIS?
El SIS es el eje central de las operaciones en la educación superior. Según Gartner, es el sistema central de registro de las instituciones de educación superior que sirve como eje central para almacenar, organizar y procesar las actividades académicas y administrativas de los estudiantes.
El SIS soporta todo el ciclo de vida del estudiante, desde el interés hasta el resultado. Es la columna vertebral tecnológica que permite a las instituciones realizar un seguimiento de la obtención de créditos, registrar el progreso hacia la obtención de un título y, en última instancia, realizar un seguimiento de los resultados y el éxito de los estudiantes. En esencia, el SIS es la base tecnológica que permite a una institución cumplir su misión.
Los estudiantes, como principales implicados, experimentan el impacto más directo. El alumno de hoy en día espera una experiencia de usuario en la educación superior con acceso bajo demanda, facilidad de uso y rica en información, como otras tecnologías que utiliza en su vida diaria. Un SIS moderno puede mejorar drásticamente su itinerario educativo mediante procesos de matriculación agilizados, acceso en tiempo real a los expedientes académicos y recomendaciones personalizadas que sean proactivas, guíen al estudiante y eliminen fricciones. Puede facilitar la inscripción en los cursos, un seguimiento más transparente del progreso de la titulación y una integración perfecta con los sistemas de gestión del aprendizaje. Los responsables de las becas se benefician de una mayor capacidad de procesamiento, lo que garantiza una distribución más eficaz y precisa de las mismas, y los registradores pueden gestionar los expedientes académicos y las auditorías de las titulaciones de forma más eficaz. Para los profesores, un SIS robusto puede revolucionar la gestión de los cursos y la participación de los estudiantes. Puede proporcionar perfiles completos de los estudiantes, lo que permite una enseñanza más personalizada e intervenciones oportunas. Además, la racionalización de la calificación y el seguimiento de la asistencia puede reducir la carga administrativa, permitiendo al profesorado centrarse más en la enseñanza y el aprendizaje.
La naturaleza interconectada de estos beneficios para las partes interesadas subraya la importancia estratégica de la selección del SIS. Un sistema bien elegido puede crear un efecto dominó positivo en toda la institución, mejorando la eficiencia general, la eficacia y la satisfacción de todos los grupos de interés, especialmente de los estudiantes.
El panorama actual
Según un estudio de abril de 2024 realizado por ListEDtech, los datos mostraron que las instituciones mantienen sus sistemas de información estudiantil entre uno y cuarenta y nueve años, con una media de catorce años. Muchos líderes de la educación superior sólo actualizan su sistema principal de estudiantes después de que el sistema actual envejece, lo que no es una base para la toma de decisiones estratégicas o para conocer a los estudiantes donde están. Este retraso en la modernización puede tener graves consecuencias para la competitividad institucional, la satisfacción de los estudiantes y la protección de datos.
Algunos líderes se han enamorado de la posibilidad de que la inteligencia artificial (IA) mejore las operaciones y la eficiencia institucional en general. La búsqueda activa de mejoras complementarias está desviando la toma de decisiones del SIS, al exigir tiempo y recursos de implantación. Estar preparado para el futuro es estar preparado para la inteligencia artificial, pero comprender cómo se integra la inteligencia artificial en la modernización de las plataformas de productos actuales ayudará a los responsables a maximizar su tiempo, esfuerzos y recursos.
Las instituciones con sistemas ágiles se están encontrando mejor equipadas para manejar los cambios, procesando rápidamente la información de los estudiantes y obteniendo una ventaja competitiva en un mercado altamente competitivo. Esta situación ha servido de llamada de atención para muchos líderes, demostrando cómo la infraestructura tecnológica influye directamente en la posición de mercado de una institución.
Innovación en el modelo de negocio y en el SIS
A medida que las instituciones tratan de diversificar las fuentes de ingresos e innovar en sus modelos de negocio, el SIS se vuelve aún más crítico. Los debates en torno a las estructuras de periodos académicos alternativos, los nuevos modelos de financiación y la educación basada en competencias requieren un SIS flexible capaz de soportar estas innovaciones para llegar al estudiante allí donde se encuentre: tecnología moderna para un estudiante moderno. La modernización del SIS para seguir el ritmo de la ideación empresarial se convierte en algo fundamental.
Por ejemplo, la creación de diferentes versiones de programas académicos requiere una configuración sofisticada del SIS. A medida que las instituciones se enfrentan a recortes presupuestarios, disminución de la matrícula y, en ejemplos extremos, un posible cierre, es más importante que nunca que los colegios y universidades puedan seguir siendo relevantes en el cambiante mercado. Un SIS moderno no es sólo un repositorio de información; es una poderosa herramienta para el análisis de datos y la toma de decisiones informadas. Sirve como eje central, integrando datos de varios sistemas institucionales y proporcionando capacidades analíticas en tiempo real. Las plataformas SIS avanzadas incorporan modelos de análisis predictivo, lo que permite a las instituciones ser proactivas a la hora de abordar la retención de estudiantes, las tendencias de matriculación y la asignación de recursos.
Al proporcionar datos accesibles, precisos y oportunos, un SIS moderno puede fomentar una cultura impulsada por los datos en toda la institución, desintegrando los silos que obstaculizan la innovación. Esto puede transformar el funcionamiento de una institución, lo que se traduce en mejores resultados para los estudiantes, una asignación de recursos más eficiente y una posición competitiva más fuerte.
El imperativo del liderazgo: Una llamada de atención
La importancia estratégica de la selección del SIS exige que los presidentes y otros altos directivos participen activamente en las decisiones tecnológicas que afectan a los estudiantes, el personal y el profesorado. La elección del SIS no es una mera decisión tecnológica, sino una decisión estratégica que puede facilitar o limitar la futura dirección de una institución. Estas decisiones requieren una verdadera colaboración con expertos en educación superior que hayan desarrollado sus soluciones en torno a las necesidades únicas y específicas de las universidades.
Las iniciativas de modernización pueden comenzar en muchos ámbitos. Algunas instituciones modernizan primero los departamentos administrativos, retrasando la modernización orientada a los estudiantes. Otras se mueven con una mentalidad de "el estudiante primero", presionando para modernizar el SIS y la experiencia del estudiante para satisfacer sus necesidades antes de abordar las áreas de apoyo. Cualquier líder de la educación superior que haya intentado realizar una auditoría de titulación para un estudiante que ha sido mal aconsejado, mientras intenta aportar claridad a su plan de ayuda financiera, sabe exactamente dónde estará el mayor impacto. El posicionamiento institucional de "el estudiante primero" se manifiesta mejor en la toma de decisiones centrada en el estudiante.
Mirando al futuro
La selección de un SIS es sin duda una de las decisiones más importantes que puede tomar un equipo directivo universitario. No se trata de una simple decisión tecnológica, sino que afecta a la eficacia con la que la institución cumplirá su misión en el futuro. Afecta a todos los aspectos de las operaciones institucionales e influye directamente en la capacidad de servir a los estudiantes con eficacia. A medida que la educación superior continúa evolucionando, los líderes deben reconocer la importancia estratégica de esta elección y abordarla con la consideración cuidadosa que merece. Evitar una modernización del SIS debido a la inercia institucional es una excusa para aceptar el status quo.
En una era en la que la toma de decisiones basada en datos y las operaciones centradas en los estudiantes son primordiales, el SIS adecuado es la herramienta más poderosa para el éxito institucional. Ha llegado el momento de que los presidentes y líderes universitarios presten a esta decisión la atención que merece: el futuro de la institución puede depender de ella.
Ellucian ha sido nombrada líder en el primer Gartner Magic Quadrant para software como servicio de sistemas de información de estudiantes de educación superior (SIS SaaS). Descargue el informe completo para descubrir por qué Ellucian se posicionó en la cima en Capacidad de Ejecución y más avanzada en Integridad de Visión dentro del Cuadrante Mágico.
